5 Fehler bei der ERP-Integration vermeiden

Eine ERP-Integration ist selten ein rein technisches Projekt. Die Software funktioniert meist. Was schiefläuft, liegt fast immer in der Vorbereitung: Prozesse, die niemand erfasst hat, Schnittstellen, die zu spät auftauchen, Daten, die verschmutzt migriert werden. Die meisten Fehler sind also keine Unfälle. Es sind vorhersehbare Muster. Im Folgenden die fünf, die wir am häufigsten sehen, jeweils mit einem Weg, sie zu vermeiden.

Kurz gesagt: ERP-Integrationen scheitern selten an der Technik und fast immer an der Vorbereitung. Die fünf größten Fehler sind die Auswahl ohne Prozessanalyse, unterschätzte Schnittstellen zu bestehenden Systemen, ein Anbieter, der selbst bestimmt, wann es fertig ist, die Migration verschmutzter Daten sowie ein Change Management, das bis nach dem Go-live warten muss. Vier der fünf entstehen vor der ersten Zeile Code. Wer Prozesse, Schnittstellen und Datenqualität vorab erfasst, verhindert sie alle. Wie ein ERP mit maßgeschneiderter Unternehmenssoftware zusammenarbeitet, lesen Sie auf unserer Leistungsseite.

Zeitachse: wo die fünf Fehler entstehen

Vier der fünf Fehler entstehen vor der ersten Codezeile. Dies ist die Reihenfolge, in der sie auftreten.

1. Software ohne Analyse auswählen
2. Schnittstellen zu Randsystemen unterschätzen
3. Den Anbieter definieren lassen, was „fertig“ bedeutet
4. Datenqualität und Datenmigration ignorieren
5. Change Management und die echten Kosten unterschätzen

Die ersten vier fallen vor die Vertragsunterzeichnung. Der fünfte wird erst nach dem Go-live sichtbar.

Die fünf Fehler

Fehler 1. Software ohne Analyse auswählen

Viele Projekte starten bei der Demo. Die schickste Oberfläche oder der bekannteste Name gewinnt. Erst danach schaut man, ob die Prozesse hineinpassen. So integriert man ein System rund um Arbeitsweisen, die niemand zuvor festgehalten hat. Die Folge: Anpassungen stapeln sich, der Standard wird umgangen und jede Ausnahme wird nach der Unterschrift zu teurem Mehraufwand.

So vermeiden Sie es. Prozessanalyse zuerst. Erfassen Sie Ihre aktuellen Prozesse samt Ausnahmen, bevor Implementierung oder Entwicklung beginnen. So wählen Sie nach Prozessfit statt nach der Demo.

Fehler 2. Die Schnittstellen zu Randsystemen unterschätzen

Ein ERP steht nie allein: Webshop, CRM, WMS, Buchhaltung, PIM, EDI, CAD. Jede Schnittstelle ist ein kleines Projekt für sich. Sie hat einen eigenen Datenfluss, einen eigenen Verantwortlichen und ein eigenes Fehlerszenario. „Das lösen wir später mit einem Standardkonnektor“ ist der Klassiker, der sich rächt. Vergessene oder aufgeschobene Schnittstellen sind eine Hauptursache für Budgetüberschreitungen nach dem Go-live. Plötzlich ist das ERP ohne diese Anbindung nur die Hälfte wert.

So vermeiden Sie es. Erstellen Sie eine Integrationskarte. Benennen Sie jede Schnittstelle, welche Daten fließen und wer verantwortlich ist, damit kein Randsystem „aufgeschoben“ wird. In einem aktuellen Projekt haben wir so acht Satellitensysteme erfasst, bevor auch nur ein Angebot auf dem Tisch lag.

Fehler 3. Den Anbieter definieren lassen, was „fertig“ bedeutet

Ohne eigene Abnahmekriterien zeichnen Sie eine Demo ab, die funktioniert, statt Ihrer Prozesse, die funktionieren. Die Definition von „geliefert“ stammt dann von der Partei, die ein Interesse an schneller Lieferung hat. Die Folge zeigt sich nach dem Go-live: Diskussionen über den Umfang, Mehraufwand und keine Verhandlungsposition mehr. Der Vertrag ist ja bereits unterzeichnet.

So vermeiden Sie es. Legen Sie pro Phase fest, was „fertig“ bedeutet, in Ihren eigenen Worten und messbar. So hängen Sie nicht von der Definition Ihres Anbieters ab. Alle wissen im Voraus, worauf abgenommen wird.

Fehler 4. Datenqualität und Datenmigration ignorieren

Fünfzehn Jahre Daten aus dem alten System ohne Bereinigung zu migrieren, ist Ärger mit Ansage. Doppelte Kunden, halb ausgefüllte Artikelnummern, Felder, die niemand mehr versteht: Das neue ERP erbt einfach das Chaos des alten. Müll rein, Müll raus. Benutzer, die am ersten Tag falsche Daten sehen, verlieren sofort das Vertrauen in das System.

So vermeiden Sie es. Behandeln Sie Datenqualität und Migration als ausdrückliche Anforderung mit eigenen Abnahmekriterien, nicht als Restposten kurz vor dem Go-live. Bereinigen, Zuordnen und Testen mit echten Daten gehören von Anfang an in den Plan.

Fehler 5. Change Management und die echten Kosten unterschätzen

Die Aufmerksamkeit gilt dem Lizenzpreis im Angebot. Dieser zeigt im Schnitt nur ein Fünftel dessen, was das Projekt über fünf Jahre wirklich kostet. Schulung, interne Zeit und die Produktivitätsdelle in den ersten Monaten nach dem Go-live stehen in keinem Budget. Das Ergebnis: Menschen fallen auf die alte Arbeitsweise oder auf Excel zurück, die Akzeptanz stockt und der Business Case verdunstet.

So vermeiden Sie es. Berechnen Sie vorab realistische Gesamtkosten über fünf Jahre, inklusive Schulung, interner Zeit und Betrieb. Planen Sie zudem Begleitung während und nach der Implementierung ein, damit die Akzeptanz kein Zufall ist. Mehr dazu in unserem Artikel über die tatsächlichen Kosten eines ERP über fünf Jahre.

Aus der Praxis

Einer unserer Kunden arbeitet mit einem etablierten ERP-Paket. Im Lauf der Jahre kamen fünf einzelne Plattformen dazu. Nicht auf einmal. Immer dann, wenn etwas fehlte: eine Funktion, die es nicht gab, ein Prozess, der nirgends passte. Und schon kam wieder ein Werkzeug hinzu. Jede dieser Entscheidungen war nachvollziehbar, getroffen von Menschen, die einfach weiterarbeiten wollten.

Das Ergebnis sind fünf Schnittstellen, fünf Verträge und fünf Anbieter, die einander ansehen, sobald etwas schiefgeht. So gewollt hat das niemand. Es hat sich eingeschlichen.

Wir sehen darin keinen Fehler des Pakets. Gefehlt hat die Übung am Anfang: aufschreiben, was operativ abgedeckt sein musste, bevor unterschrieben wurde. Das kostet ein paar Tage und entscheidet, ob Sie ein System kaufen oder sechs.

Aus Respekt vor dem Kunden und dem Anbieter nennen wir keine Namen.

Der rote Faden

Vier dieser fünf Fehler entstehen vor der ersten Codezeile, nicht danach. Sie lassen sich also vor der Unterschrift sichtbar machen. Das ist die ganze Idee hinter einer gründlichen Analyse vorab: zuerst wissen, was Sie brauchen. Erst dann unterschreiben. So bleibt die eine Frage im Mittelpunkt: Liefert Ihre Investition, was sie soll?

Häufige Fragen

Was ist der größte Fehler bei einer ERP-Integration? Software auszuwählen, bevor Sie Ihre Prozesse kennen. Wer nach der Demo statt nach dem Prozessfit auswählt, zahlt das später mit Anpassungen und Mehraufwand. Erfassen Sie zuerst Ihre Prozesse und Ausnahmen. Dann wählen Sie.

Warum gehen Schnittstellen zu anderen Systemen so oft schief? Weil sie zu spät ins Bild kommen. Jede Anbindung an Webshop, CRM, WMS oder Buchhaltung ist ein eigenes kleines Projekt. Eine Integrationskarte vor der Auswahl macht jeden Datenfluss und jeden Verantwortlichen sichtbar, damit nichts „für später“ bleibt.

Wie verhindert man, dass ein ERP-Projekt nach dem Go-live das Budget überschreitet? Machen Sie die verborgenen Kosten vorab sichtbar. Das Angebot zeigt im Schnitt ein Fünftel der echten Kosten über fünf Jahre. Budgetieren Sie Schnittstellen, Datenmigration, Schulung und interne Zeit separat und halten Sie einen Puffer vor. So läuft der Business Case nach der Lieferung nicht leer.